Tugas Divisi Acara dalam Kepanitiaan dan Pembahasan – Eandy Network

Dalam berbagai acara, biasanya dibutuhkan panitia yang membantu dan memastikan kelancaran acara tersebut. Entah itu acara seminar, acara sekolah, acara perusahaan, maupun jenis acara lainnya. Panitia terdiri atas berbagai divisi yang memiliki tugas masing-masing. Nah, kali ini kami akan membahas tugas divisi acara dalam kepanitiaan.

Ada banyak divisi dalam kepanitiaan suatu acara. Contohnya, divisi acara, divisi konsumsi, divisi dokumentasi, dan masih banyak lagi. Jumlah divisi disesuaikan dengan kebutuhan acara. Divisi-divisi tersebut saling bekerja sama untuk merencanakan suatu acara tertentu. Mereka melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing.

Salah satu divisi yang umum dalam suatu kepanitiaan adalah divisi acara. Anggota divisi acara mendapatkan kesempatan untuk belajar merencanakan dan melaksanakan suatu acara. Untuk mengetahui pengertian dan tugas divisi acara, mari simak pembahasan berikut.

Pengertian Divisi Acara

Divisi acara merupakan divisi yang bertugas membuat konsep acara serta mengurus dan mengatur rangkaian dan jalannya acara dari awal sampai akhir. Divisi ini memiliki tanggung jawab untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan konsep yang telah direncanakan. Merekalah yang menentukan rangkaian acaranya, kapan acaranya akan diadakan, dan menetapkan SOP.

Divisi acara adalah bagian yang penting dari panitia acara. Sebab, panitia ini berfokus pada manajemen acara. Sehingga, mereka harus berkoordinasi dengan berbagai divisi lainnya, seperti divisi logistik, divisi keuangan, dan sebagainya. Tak jarang mereka juga harus berkoordinasi dengan vendor, penyedia layanan, dan penyedia tempat.

Tugas Divisi Acara

Divisi acara memiliki tugas yang variatif, mulai dari hal kecil sampai yang besar. Setiap tugas yang diemban oleh divisi acara menuntut adanya kreativitas dan ketelitian. Secara umum, divisi acara memiliki tugas sebagai berikut.

1. Menyusun Acara Secara Mendetail

Salah satu tugas divisi acara, yaitu merencanakan dan menyusun acara dengan spesifik. Pembuatan jadwal acara disesuaikan dengan tema dan jenis acara. Pembuatan jadwal acara membantu supaya acara bisa dilaksanakan dengan lancar dan sistematis.

Jadwal juga menjadi pedoman agar acara berlangsung tidak melebihi waktu yang telah ditentukan. Dengan adanya jadwal, pengisi acara, peserta acara, dan panitia acara dapat mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilakukan dalam acara tersebut.

Selain itu, divisi acara juga bertugas menetapkan tujuan serta memilih tema, dekorasi, tempat, tanggal, waktu, pengisi acara, dan sebagainya.

2. Mengatur Kebutuhan Logistik

Mengatur kebutuhan logistik meliputi memilih tempat, membuat kontrak, menyewa peralatan, serta mengatur akomodasi dan transportasi apabila dibutuhkan.

3. Melakukan Koordinasi dengan Pihak Lainnya

Selain itu, divisi acara juga perlu melakukan koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam acara, termasuk narasumber, sponsor, vendor, peserta acara, dan panitia acara.

Mereka perlu mensosialisasikan rangkaian acara kepada semua pihak yang terlibat dan memastikan mereka mendapatkan informasi yang diperlukan. Sehingga, mereka bisa memahami peran mereka dalam acara tersebut dengan baik. Jika ada update terhadap draft susunan acara, divisi acara juga perlu mensosialisasikan nya kepada divisi-divisi lainnya.

Selain itu, divisi acara menghubungi dan mengundang narasumber yang akan mengisi acara. Mereka juga melakukan koordinasi dengan divisi lainnya. Divisi ini melakukan koordinasi dengan divisi perlengkapan dalam membuat list perlengkapan yang diperlukan. Divisi acara juga perlu memilih dan mengurus MC seperti membuat draft dan menyediakan wardrobe MC.

4. Mempromosikan Acara

Divisi acara juga bertugas untuk mempromosikan acara dengan tujuan untuk menarik minat peserta. Mereka dapat melakukannya dengan memanfaatkan berbagai platform, seperti iklan, website, media sosial, dan email.

5. Mengurus Proses Registrasi

Sebelum membuka registrasi, divisi acara perlu menentukan kapasitas atau kuota terlebih dahulu. Jika kuota peserta telah ditentukan dan jadwal acara sudah dirancang, divisi acara juga perlu mengurus proses registrasi peserta baik pendaftaran secara offline maupun online.

Divisi tersebut juga mengelola pembayaran dan mengirimkan konfirmasi kepada para peserta.

6. Melaksanakan Acara

Divisi acara juga memastikan agar acara berjalan sebagaimana mestinya, sesuai dengan konsep yang telah direncanakan. Mereka mengatur berbagai hal operasional, teknis, dan administratif selama acara berlangsung, termasuk mengatur jadwal, alur acara, dan mengatasi segala masalah yang muncul. 

7. Melakukan Evaluasi

Divisi perlu melakukan evaluasi setelah acara selesai dilaksanakan. Dalam tahap evaluasi, divisi acara akan mencari tahu berbagai hal yang perlu diperbaiki. Evaluasi tersebut dilakukan untuk memastikan acara selanjutnya dapat berlangsung dengan lebih baik lagi.

Itulah tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab divisi acara. Jika divisi acara menjalankan tugas-tugas tersebut dengan baik, acara akan berjalan dengan baik. 

Baca Juga:

Skill yang Harus Dimiliki Anggota Divisi Acara

Umumnya, orang yang menjadi anggota divisi acara merupakan orang yang mempunyai ide dan konsep yang matang serta memiliki keberanian untuk berbicara di depan banyak orang. Selain itu, apalagi skill yang harus dimiliki oleh seorang anggota divisi acara? Berikut ini penjelasannya.

1. Kemampuan Komunikasi

Divisi acara perlu melakukan koordinasi dengan pihak lain seperti narasumber, vendor, dan sebagainya. Sehingga, mereka yang bergabung sebagai anggota divisi acara perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

Kemampuan ini memungkinkan setiap anggota divisi mengetahui dan memahami segala hal yang berkaitan dengan acara. Komunikasi antar anggota divisi dapat dilakukan baik secara langsung maupun secara tidak langsung melalui email, chatting, dan sebagainya.

2. Kemampuan Bekerja dalam Tim

Dalam mengadakan suatu acara, divisi acara perlu bekerja sama dengan rekan timnya. Maka dari itu, kemampuan bekerja dalam tim merupakan kemampuan yang perlu dimiliki oleh divisi acara. Semua anggota divisi acara perlu saling membantu dan mendukung satu sama lain.

3. Kreativitas

Penyusunan dan pelaksanaan acara yang menarik memerlukan kreativitas. Anggota divisi acara perlu menghasilkan ide-ide dan solusi agar acara berjalan dengan baik.

4. Kemampuan Menyelesaikan Masalah

Terkadang, ada tantangan yang terjadi sewaktu menyusun dan merencanakan sebuah acara. Ketika muncul tantangan, anggota divisi acara perlu menemukan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah atau tantangan tersebut.

5. Kemampuan Mengatur Waktu

Ada banyak tugas yang perlu dilakukan oleh divisi acara. Maka dari itu, mereka perlu mempunyai kemampuan manajemen waktu yang baik. Mereka perlu melaksanakan tugas dengan mempertimbangkan tingkat prioritasnya. Kemampuan ini dapat membantu divisi acara menyelesaikan tugas sesuai deadline yang ditetapkan.

6. Kemampuan Organisasi

Sewaktu menyusun dan merencanakan sebuah acara, divisi acara perlu mengatur hal operasional, administratif, dan teknik acara. Dalam melakukannya, mereka perlu memiliki kemampuan organisasi yang baik.

Kemampuan organisasi juga perlu dimiliki oleh divisi acara untuk mengatur setiap divisi dalam menjalankan tugasnya masing-masing.

Kesimpulan

Itulah artikel dari Deepublish Store tentang pengertian, tugas, dan skill yang harus dimiliki oleh divisi acara. Divisi acara adalah divisi yang bertanggung jawab terhadap jalannya acara, memastikan agar acaranya berjalan sesuai dengan rencana.

Apabila kamu merasa artikel kali ini menarik untuk dibaca, mari klik tombol share untuk membagikannya kepada teman-temanmu. Apabila ada pertanyaan, silahkan tulis komentar di kolom yang telah tersedia.